Behandling av personuppgifter vid rekrytering till RISE
For information in English, please scroll down.
Här hittar du information om insamling, behandling, lagring och delning av personuppgifter avseende individuellt identifierbara Kandidater. Detta inkluderar nuvarande, tidigare och kommande Kandidater som behandlas av Personuppgiftsansvarig.
RISE Research Institutes of Sweden AB (“RISE”), eller det bolag som uttryckligen angivits som personuppgiftsansvarig avseende rekryteringen eller kommande anställning (”Personuppgiftsansvarig”), behandlar personuppgifter om arbetssökande och kandidater (hänvisas i denna text såsom ”Kandidaten”), i anledningen av att denne:
- Besöker vår karriärsida och/eller
- Ansluter sig till vårt kandidatnätverk, skapar en profil i vårt rekryteringsverktyg och får information om aktuella eller framtida lediga tjänster hos oss och/eller
- Ansöker om en tjänst hos oss, via vår Karriärsida eller en tredjepartstjänst och/eller
- Blir rekommenderad av våra anställda eller partners, eftersom de anser att profilen är av intresse för våra nuvarande eller framtida lediga tjänster.
Denna integritetspolicy beskriver också vilka rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter, och hur du kan utöva dessa rättigheter.
Personuppgifter som Personuppgiftsansvarig behandlar
De personuppgifter som Personuppgiftsansvarig behandlar är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, bild, utbildnings- och yrkeslivskompetens samt CV, uppgifter från eventuella referenser, andra uppgifter som lämnas i ansökningshandlingar eller på annat sätt i rekryteringsprocessen, eventuella resultat från rekryteringstester såsom t.ex. MAP och Matrigma, samt eventuella intervjuanteckningar.
I rekryteringsprocessen rekommenderas Kandidaten att inte inlämna några s.k. känsliga personuppgifter (t.ex. kön, religiös åskådning eller annat) då dessa uppgifter inte är relevanta för rekryteringsprocessen. Om Kandidaten ändå har valt att inlämna sådana uppgifter så kommer Personuppgiftsansvarig att behandla och efter eget tycke även radera dem, med stöd av den lagliga grund som åberopas vid insamlingen och det frivilliga samtycke Kandidaten anses ha angivit vid inlämnandet av sådana uppgifter.
När Kandidater besöker vår karriärsida samlar vi in uppgifter om Kandidatens enhet, såsom IP-adress, webbläsartyp och version, sessionsbeteende, trafikkälla, skärmupplösning, föredraget språk, geografisk plats, operativsystem och enhetsinställningar/användning. Vi samlar också in tekniska och statistiska data om Kandidatens användning av webbplatser, såsom information om vilka URL:er denne besöker och dennes aktivitet på webbplatsen. Läs mer i vår cookie-policy.
Ändamål och laglig grund
Med stöd av berättigat intresse behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:
- Granska ansökningshandlingarna samt bedöma och utvärdera Kandidaten såsom Kandidat utifrån de uppgifter som denne själv lämnat till Personuppgiftsansvarig i sina ansökningshandlingar enskilt och i förhållande till andra kandidater.
- Hantera rekryteringsadministrationen kring t.ex. kommunikation med Kandidat, inbokningar av intervjuer och föra intervjuanteckningar.
- Genomföra personlighetstester i rekryteringsprocessen samt analysera och hantera dessa.
- Spara information om Kandidatens användning av Karriärsidan, med hjälp av cookies och andra spårningstekniker för att säkerställa säkerheten på Karriärsidan samt för att webbplatsen ska fungera korrekt. Läs mer i vår cookie-policy.
Denna behandling krävs för att Personuppgiftsansvarig ska kunna rekrytera medarbetare med rätt kompetens till verksamheten, vilket utgör Personuppgiftsansvarigs berättigade intresse.
Med stöd av samtycke behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:
- Spara Kandidatens personuppgifter i Personuppgiftsansvarigs kandidatnätverk för att kunna informera om eventuella framtida lediga tjänster.
- Spara information om Kandidatens användning av Karriärsidan, med hjälp av cookies och andra spårningstekniker för att kunna optimera webbplatser, föra statistik samt genomföra marknadsföringsaktiviteter. Läs mer i vår cookie-policy.
Om Personuppgiftsansvarig avses genomföra dessa behandlingar så kommer särskilt samtycke att inhämtas innan dessa påbörjas.
Med stöd av rättslig förpliktelse behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:
- Förhandla med berörda fackliga organisationer vid tillsättning av chefer med personalansvar
- För att tillvarata Personuppgiftsansvarigs rättigheter enligt diskrimineringslagen, och
- Andra rättsliga förpliktelser.
Till vilka Kandidaters personuppgifter lämnas
Personuppgiftsansvarig tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot bl.a. förlust, missbruk och obehörig åtkomst.
Endast personer inom Personuppgiftsansvarigs organisation, eller inom andra bolag inom RISE-koncernen som har behov av att behandla personuppgifter i enlighet med ovan angivna ändamål har tillgång till uppgifterna.
Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till andra bolag inom koncernen för att möjliggöra hantering av personuppgifter för ovan ändamål.
Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden som hanterar information för Personuppgiftsansvarigs räkning, t.ex. leverantörer av tillhandahållande, support och underhåll av IT- och molntjänster, leverantörer av rekryteringsverktyg och rekryteringstjänster etc.
Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, om sådant utlämnande krävs enligt gällande lag, eller för att Personuppgiftsansvarig har ett berättigat intresse av att lämna ut dessa, t.ex. fackliga organisationer, myndigheter, tredje part för att tillvarata Personuppgiftsansvarigs rättigheter, t.ex. i samband med arbetsrättslig tvist, etc.
Lagringstider och gallring
De personuppgifter som behandlas för tillsättande av utannonserad tjänst, sparas så länge som rekryteringsprocessen pågår, och i den mån det krävs för att Personuppgiftsansvarig ska kunna försvara eventuella rättsliga anspråk. Därefter raderas uppgifterna, såvida inte Kandidaten har gett sitt medgivande till att lagringstiden förlängs, t.ex. genom att söka en ny utannonserad tjänst hos oss eller ansluta till vårt kandidatnätverk.
Om Kandidaten inte går vidare från den inledande rekryteringsprocessen och gett sitt medgivande till att bli kontaktad för framtida lediga tjänster behåller vi dennes personuppgifter så länge som denne ger sitt medgivande.
Om Kandidaten endast ansluter till vårt kandidatnätverk sparar vi Kandidatens personuppgifter så länge som denne ger sitt medgivande.
Om Kandidaten blir rekommenderad av våra anställda eller partners sparas personuppgifterna så länge som denne ger sitt medgivande.
Lagringstiderna för cookies anges i vår Cookie-policy.
Överföring av personuppgifter till tredje land
Personuppgiftsansvarig strävar efter att alltid behandla personuppgifter inom EU/EES-området. Information kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av annan leverantör eller underleverantör. I dessa fall vidtar Personuppgiftsansvarig alla rimliga, legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att informationen hanteras säkert och med adekvat skyddsnivå.
Kandidatens rättigheter
Kandidaten har rätt att få information om vilka personuppgifter som Personuppgiftsansvarig behandlar om denne, samt att begära rättelse, begränsning eller radering av dessa uppgifter genom att kontakta Personuppgiftsansvarigs dataskyddsombud på dpo@ri.se
eller via Teamtailor. Kandidaten har också rätt att inge klagomål avseende Personuppgiftsansvarigs behandling av dennes personuppgifter till Datainspektionen.
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter är
RISE Research Institutes of Sweden AB, Org.nr. 556464-6874
Box 857
501 15 Borås
eller det bolag som uttryckligen angivits som personuppgiftsansvarig avseende rekryteringen och kommande anställning.
Processing of personal data during the RISE recruitment process
Here, you will find information regarding the collection, processing, storage, and transfer of personal data for individually identifiable candidates. This includes current, past, and future candidates processed by the Data Controller.
RISE Research Institutes of Sweden AB (“RISE”), or the company that has been explicitly identified as data controller regarding recruitment or future employment (“Data Controller”), processes the personal data of job applicants and candidates (hereinafter referred to as the “Candidate”) when the Candidate:
- visits our careers page and/or
- registers on our candidate database, creates a profile on our recruitment platform, and receives notifications about current or upcoming vacancies with us and/or
- applies for a job with us, through our careers page or a third-party service and/or
- is recommended by our employees or partners, who believe the profile aligns with our current or future vacancies.
This privacy policy also outlines your rights regarding the processing of your personal data and how you may exercise them.
Personal data processed by the Data Controller
The personal data processed by the Data Controller includes name, address, phone number, e-mail address, social security number (Swe: personnummer), photo, educational and professional qualifications, CV, information from references, any additional details provided in application documents or during the recruitment process, results from recruitment tests such as MAP and Matrigma, and interview notes where applicable.
The Candidate is recommended not to submit any sensitive personal data (e.g. gender, religious beliefs etc.) during the recruitment process, since this information is not relevant for the recruitment process. If the Candidate, however, has chosen to submit such information, the Data Controller will process and, in its own discretion, delete it, on the basis of the voluntarily and specific consent which is deemed to be given by the Candidate when submitting such information.
When candidates visit our careers page, we collect information about their device, including IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, preferred language, geographical location, operating system, and device settings/usage. We also collect technical and statistical data about the candidate’s website usage, including information about the URLs they visit and their activity on the site. For more information, please refer to our Cookie Policy.
Purpose and lawful basis
Based on legitimate interest, the Data Controller processes personal data for the following purposes:
- to review the application documents and assess and evaluate the Candidate as a candidate based on the information submitted in the application documents, individually and in relation to other candidates.
- recruitment administration regarding e.g. communication with the Candidate, booking of interviews and recording interview notes.
- to conduct, analyse and handle personality tests in the recruitment process.
- to save information about the Candidate’s use of the careers page, using cookies and other tracking technologies to ensure the site’s security and proper functionality. For more information, please refer to our Cookie Policy.
This processing is needed for the Data Controller to be able to recruit employees with the right competence, which is considered to be the legitimate interest of the Data Controller.
Based on consent, the Data Controller processes personal data for the following purposes:
- to save the personal data of the Candidate in the Data Controller’s candidate database for possible future available vacancies.
- to save information about the candidate’s use of the careers page, using cookies and other tracking technologies to optimise the website, gather statistics, and conduct marketing activities. For more information, please refer to our Cookie Policy.
Should the Controller plan to process the personal data for these purposes, explicit consent will be requested beforehand.
Based on legal obligation, the Data Controller processes personal data for the following purposes:
- to negotiate with relevant trade unions when appointing managers with personnel responsibility,
- to safeguard and exercise legal rights according to the Discrimination Act (Swe: Diskrimineringslagen 2008:567), and
To whom the personal data is disclosed
The Data Controller applies appropriate technical and organisational security measures to protect personal data against e.g. loss, misuse and unauthorised access.
Only persons within the Data Controller’s organisation, or within other companies of the RISE Group, who need to process the personal data in accordance with the above stated purposes will have access to the data.
The Data Controller may transfer personal data to third parties within the RISE Group, for the purpose of management of the personal data processing for the above stated purposes.
The Data Controller may transfer personal data to third parties acting as personal data processors, e.g. supplier of the supply, support and maintenance of IT- and cloud services, suppliers of recruitment tools and recruitment services, etc.
The Data Controller may transfer personal data to third parties acting as independent data controllers, if such transfer is required by applicable law, or if the Data Controller has a legitimate interest for such transfer, e.g. trade unions, governments, third parties for the purpose of protecting and exercising the Data Controller’s legal rights, e.g. in connection with labour law dispute, etc.
Storage and disposal
Personal data processed for the purpose of filling an advertised job position is stored throughout the recruitment process and as needed for the Data Controller to address any potential legal claims. Thereafter, the data will be deleted, unless the Candidate has consented to extend the retention period, for example, by applying for a new position or joining our candidate database.
If the Candidate is not selected in the initial recruitment process but has agreed to be contacted for future opportunities, we will retain their personal data for as long as they have provided consent.
If the Candidate is part of our database without applying for a specific job position, their personal data will be retained for as long as they have provided consent.
If the Candidate is recommended by our employees or partners, their personal data will be retained for as long as they have provided consent.
Details on how long cookies are stored are provided in our Cookie Policy.
Transfer to third countries
The Data Controller strives to process personal data within the EU/EEA area. However, in certain cases, information may be transferred to and processed in countries outside the EU/EEA by a supplier or subcontractor. In cases where the Data Controller is transferring or processing personal data outside the EEA, the Data Controller will implement reasonable legal, technical, and organisational measures to ensure that the information is securely handled and protected.
Legal rights
The Candidate has the right to access information about their personal data processed by the Data Controller, and to request for rectification, limitation or deletion of these, by contacting the Data Protection Officer at dpo@ri.se or via Teamtailor. The Candidate also has the right to file a complaint with the Data Protection Authority regarding the Data Controller’s processing of their personal data.
The personal data processor for the processing is
RISE Research Institutes of Sweden AB, company registration number: 556464-6874
Box 857
501 15 Borås
or the company that has been explicitly identified as Data Controller regarding recruitment and future employment.
