Behandling av personuppgifter vid rekrytering till RISE
For information in English, please scroll down.
Här hittar du information om insamling, behandling, lagring och delning av personuppgifter avseende arbetssökande och kandidater (”Kandidater”). RISE, eller det bolag som uttryckligen angivits som personuppgiftsansvarig avseende rekryteringen eller kommande anställning (”Personuppgiftsansvarig”), behandlar personuppgifter om Kandidaten, i anledningen av att denne:
- Besöker vår karriärsida och/eller
- Ansluter sig till vårt kandidatnätverk, skapar en profil i vårt rekryteringsverktyg och får information om aktuella eller framtida lediga tjänster hos oss och/eller
- Ansöker om en tjänst hos oss, via vår Karriärsida eller en tredjepartstjänst och/eller
- Blir rekommenderad av våra anställda eller partners, eftersom de anser att profilen är av intresse för våra nuvarande eller framtida lediga tjänster.
Denna integritetspolicy beskriver också vilka rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter, och hur du kan utöva dessa rättigheter.
Personuppgifter som Personuppgiftsansvarig behandlar
De personuppgifter som Personuppgiftsansvarig behandlar är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, bild, utbildnings- och yrkeslivskompetens samt CV, uppgifter från eventuella referenser, andra uppgifter som lämnas i ansökningshandlingar eller på annat sätt i rekryteringsprocessen, eventuella resultat från rekryteringstester såsom t.ex. MAP och Matrigma, samt eventuella intervjuanteckningar.
I rekryteringsprocessen rekommenderas Kandidaten att inte inlämna några s.k. känsliga personuppgifter (t.ex. kön, religiös åskådning eller annat) då dessa uppgifter inte är relevanta för rekryteringsprocessen. Om Kandidaten ändå har valt att inlämna sådana uppgifter så kommer Personuppgiftsansvarig att behandla och efter eget tycke även radera dem, med stöd av den lagliga grund som åberopas vid insamlingen och det frivilliga samtycke Kandidaten anses ha angivit vid inlämnandet av sådana uppgifter.
När Kandidater besöker vår karriärsida samlar vi in uppgifter om Kandidatens enhet, såsom IP-adress, webbläsartyp och version, sessionsbeteende, trafikkälla, skärmupplösning, föredraget språk, geografisk plats, operativsystem och enhetsinställningar/användning. Vi samlar också in tekniska och statistiska data om Kandidatens användning av webbplatser, såsom information om vilka URL:er denne besöker och dennes aktivitet på webbplatsen. Läs mer i vår cookie-policy.
Från vilka källor Personuppgiftsansvarig hämtar Kandidaternas personuppgifter
Utöver de uppgifter som Kandidaten själv lämnar till Personuppgiftsansvarig kan Personuppgiftsansvarig också komma att samla in personuppgifter från andra källor, t.ex. andra bolag i RISE-koncernen och Skatteverket. Vissa uppgifter samlas in vid anställningstillfället och andra uppgifter samlas in löpande under anställningstiden.
Ändamål och laglig grund
Med stöd av berättigat intresse behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:
- Granska ansökningshandlingarna samt bedöma och utvärdera Kandidaten såsom Kandidat utifrån de uppgifter som denne själv lämnat till Personuppgiftsansvarig i sina ansökningshandlingar enskilt och i förhållande till andra kandidater.
- Hantera rekryteringsadministrationen kring t.ex. kommunikation med Kandidat, inbokningar av intervjuer och föra intervjuanteckningar.
- Genomföra personlighetstester i rekryteringsprocessen samt analysera och hantera dessa.
- Spara information om Kandidatens användning av Karriärsidan, med hjälp av cookies och andra spårningstekniker för att säkerställa säkerheten på Karriärsidan samt för att webbplatsen ska fungera korrekt. Läs mer i vår cookie-policy.
Denna behandling krävs för att Personuppgiftsansvarig ska kunna rekrytera medarbetare med rätt kompetens till verksamheten, vilket utgör Personuppgiftsansvarigs berättigade intresse.
Med stöd av samtycke behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:
- Spara Kandidatens personuppgifter i Personuppgiftsansvarigs kandidatnätverk för att kunna informera om eventuella framtida lediga tjänster.
- Spara information om Kandidatens användning av Karriärsidan, med hjälp av cookies och andra spårningstekniker för att kunna optimera webbplatser, föra statistik samt genomföra marknadsföringsaktiviteter. Läs mer i vår cookie-policy.
Om Personuppgiftsansvarig avses genomföra dessa behandlingar så kommer särskilt samtycke att inhämtas innan dessa påbörjas.
Med stöd av rättslig förpliktelse behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:
- Förhandla med berörda fackliga organisationer vid tillsättning av chefer med personalansvar
- För att tillvarata Personuppgiftsansvarigs rättigheter enligt diskrimineringslagen, och
- Andra rättsliga förpliktelser.
Till vilka Kandidaters personuppgifter lämnas
Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till andra bolag inom koncernen för att möjliggöra hantering av personuppgifter för ovan ändamål.
Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden som hanterar information för Personuppgiftsansvarigs räkning, till exempel leverantörer av tillhandahållande, support och underhåll av IT- och molntjänster, leverantörer av rekryteringsverktyg och rekryteringstjänster etc.
Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, om sådant utlämnande krävs enligt gällande lag, eller för att Personuppgiftsansvarig har ett berättigat intresse av att lämna ut dessa, till exempel fackliga organisationer, myndigheter, tredje part för att tillvarata Personuppgiftsansvarigs rättigheter, till exempel i samband med arbetsrättslig tvist, etc.
Lagringstider och gallring
De personuppgifter som behandlas för tillsättande av utannonserad tjänst, sparas så länge som rekryteringsprocessen pågår, och i den mån det krävs för att Personuppgiftsansvarig ska kunna försvara eventuella rättsliga anspråk. Därefter raderas uppgifterna, såvida inte Kandidaten har gett sitt medgivande till att lagringstiden förlängs, t.ex. genom att söka en ny utannonserad tjänst hos oss eller ansluta till vårt kandidatnätverk.
Om Kandidaten inte går vidare från den inledande rekryteringsprocessen och gett sitt medgivande till att bli kontaktad för framtida lediga tjänster behåller vi dennes personuppgifter så länge som denne ger sitt medgivande. Om Kandidaten endast ansluter till vårt kandidatnätverk sparar vi Kandidatens personuppgifter så länge som denne ger sitt medgivande.
Om Kandidaten blir rekommenderad av våra anställda eller partners sparas personuppgifterna så länge som denne ger sitt medgivande.
Lagringstiderna för cookies anges i vår Cookie-policy.
Mer information om hur RISE hanterar personuppgifter finns i vår personuppgiftspolicy på ri.se: Personuppgiftspolicy | RISE
Processing of personal data during the RISE recruitment process
Here you will find information about the collection, processing, storage and sharing of personal data relating to job applicants and candidates ("Candidates"). RISE, or the company that has been explicitly stated as the data controller regarding the recruitment or future employment ("Data Controller"), processes personal data about the Candidate, on the grounds that he/she:
- Visit our careers page and/or
- Join our candidate network, create a profile in our recruitment tool and receive information about current or future vacancies with us, and/or
- Apply for a position with us, through our Careers Site or a third-party service, and/or
- Be recommended by our employees or partners, as they consider the profile to be of interest to our current or future vacancies.
This Policy also describes what rights you have when we process your personal data, and how you can exercise these rights.
Personal data processed by the Data Controller
The personal data that the Data Controller processes is name, address, telephone number, e-mail address, social security number, photograph, educational background, professional experience and CV, information from any references, other information provided in application documents or otherwise in the recruitment process, any results from recruitment tests such as MAP and Matrigma, and any interview notes.
In the recruitment process, the Candidate is advised not to submit any so-called sensitive personal data (e.g. gender, religious beliefs or otherwise) as this data is not relevant to the recruitment process. If the Candidate has nevertheless chosen to submit such data, the Data Controller will process and, at its sole discretion, erase it, based on the lawful basis relied on at the time of collection and the voluntary consent the Candidate is deemed to have provided when submitting such data.
When Candidates visit our careers site, we collect information about the Candidate's device, such as IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system, and device settings/usage. We also collect technical and statistical data about the Candidate's use of websites, such as information about which URLs he visits and his activity on the website. Read more in our cookie policy.
From which sources the Data Controller obtains Candidates' personal data
In addition to the information that the Candidate himself provides to the Data Controller, the Data Controller may also collect personal data from other sources, such as other companies within the RISE Group and the Swedish Tax Agency. Some data is collected at the time of employment and other data is collected on an ongoing basis during the period of employment.
Purpose and legal basis
Based on legitimate interest, the Data Controller processes personal data for the following purposes:
- Review the application documents and assess and evaluate the Candidate as a Candidate based on the information that he/she has provided to the Data Controller in their application documents individually and in relation to other candidates.
- Manage the recruitment administration around communication with the Candidate, booking of interviews and keeping interview notes.
- Carry out personality tests in the recruitment process and analyse and assess the results.
- Storing information about the Candidate's use of the Careers Site, using cookies and other tracking technologies to ensure the security of the Careers Site and for the proper functioning of the Site. Read more in our cookie policy.
This processing is necessary for the Data Controller to be able to recruit Employees with the right skills for the business, which constitutes the Data Controller's legitimate interest.
On the basis of consent, the Data Controller processes personal data for the following purposes:
- Save the Candidate's personal data in the Data Controller's candidate network in order to be able to inform about any future vacancies.
- Storing information about the Candidate's use of the Careers Site, using cookies and other tracking technologies in order to optimize websites, keep statistics and carry out marketing activities. Read more in our cookie policy.
If the Data Controller intends to carry out these processings, special consent will be obtained before they begin.
Based on legal obligation, the Data Controller processes personal data for the following purposes:
- Negotiate with the relevant trade unions when appointing managers with personnel responsibility
- To safeguard the Data Controller's rights under the Discrimination Act, and
- Other legal obligations.
To whom Candidates' personal data is disclosed
The Data Controller may disclose personal data to other companies within the Group to enable the processing of personal data for the above purposes.
The Data Controller may disclose personal data to data processors who handle information on behalf of the Data Controller, such as suppliers of provision, support and maintenance of IT and cloud services, suppliers of recruitment tools and recruitment services, etc.
The Data Controller may disclose personal data to other actors who are independent data controllers, if such disclosure is required by applicable law, or because the Data Controller has a legitimate interest in disclosing these, such as trade unions, authorities, third parties in order to safeguard the Data Controller's rights, for example in connection with labour law disputes, etc.
Storage times and disposal
The personal data processed for the purpose of filling an advertised position is retained for as long as the recruitment process is ongoing, and to the extent necessary for the Data Controller to be able to defend any legal claims. After that, the data will be erased, unless the Candidate has given their consent to the storage period being extended, e.g. by applying for a new advertised position with us or joining our Candidate Network.
If the Candidate does not proceed from the initial recruitment process and has given their consent to be contacted for future vacancies, we will retain their personal data for as long as their consent. If the Candidate only connects to our Candidate Network, we will retain the Candidate's personal data for as long as the Candidate gives their consent.
If the Candidate is recommended by our employees or partners, the personal data will be retained for as long as the Candidate gives their consent. The storage times for cookies are set out in our cookie policy
More information about how RISE processes personal data can be found in our privacy policy at ri.se: Privacy Policy | RISE
